Mise en place

Il y a un certain nombre de questions que nous discutons en détail avec nos clients avant tout engagement de leur part. Ce sont des points relativement simples à traiter, mais ils sont très importants, car ils ont une influence sur la performance du service.

Il y a 3 étapes dans le processus de mise en place.

Étape 1 - Définition des services

En premier lieu, nous tenons une réunion avec le client au début du processus et nous y abordons les points suivants :

- Type de tâches à externaliser : nous identifions les tâches prioritaires qui peuvent facilement être effectuées à distance.

- Dans le cas où nous aurions accès au logiciel du client, mise en place d’une connexion sécurisée de type VPN en collaboration avec le responsable informatique du client.

- Aspects contractuels à prendre en compte, tels que les exigences de confidentialité, entre autres.

- Exigences du client au niveau du type de reporting à mettre en place et de sa fréquence.

- Définition de la pratique quotidienne telle que la forme de communication et la fréquence.

Nos clients déterminent leurs besoins, mais nous les rendons attentifs aux points sur lesquels il pourrait y avoir des incertitudes. Nous définissions également avec eux le type d’information qu’ils doivent fournir afin que le processus se déroule sereinement.

Étape 2 - Description des processus externalisés

A cette étape, nous allons décrire les processus des tâches à externaliser, en spécifiant bien les parties prises en charge par Ondora et celles qui restent en interne chez le client.

Étape 3 - Formation et transfert des tâches

Les comptables d’Ondora sont formés sur le processus et éventuellement sur le logiciel du client.

Les tâches sont ensuite reprises pas à pas par nos comptables, initialement sous la supervision du client et, par la suite, de manière autonome.