Opérations

Amélioration permanente du processus

Une fois la mise en place effectuée et nos collaborateurs formés, Ondora peut traiter les tâches confiées de manière autonome. Cependant, il y a toujours des cas spéciaux qui n’ont pas été pris en compte initialement. Il s’agira donc au fur et à mesure de les intégrer dans le processus externalisé.

Mise à disposition des documents comptables

Dans tous les cas nous devons avoir accès aux documents comptables afin de pouvoir les traiter. Afin d’intégrer nos processus de travail, ces documents doivent être numérisés à l’aide d’un scanner. Les documents numérisés offrent le grand avantage d’être disponibles pour tous les utilisateurs de la société en un clic de souris et ils réduisent également les besoins en espace d’archivage.

Le client a le choix de numériser lui-même ses pièces comptables ou de nous les faire parvenir par poste et nous nous chargeons du processus de numérisation. Pour le canton de Vaud et de Genève, nous pouvons même aller chercher les documents chez nos clients.

La sécurité des données

Ondora utilise les dernières technologies pour protéger les données des clients contre tout risque d'accès externe. Si le comptable Ondora se connecte sur la base de données d’un client, il va le faire via une connexion sécurisée VPN. Cela signifie qu'il n'y a pas de transfert de données du système du client chez Ondora. C’est également le client qui gère dans son logiciel les droits d’accès octroyés au comptable d’Ondora.

Si le client n’a pas son propre logiciel de comptabilité en interne, les données reçues par nos comptables sont traitées sur notre réseau qui est hébergé chez Gerber Systems & Networks à Ecublens près de Lausanne et qui est protégé par un pare-feu (firewall). De plus, des backups journaliers sont effectués par notre hébergeur.

Confidentialité

Une des questions que l’on nous pose souvent est : « Comment pouvons-nous être sûrs que nos informations financières sensibles seront en sécurité avec vos comptables ? » Nous prenons la question de la confidentialité très au sérieux. Tous nos employés sont liés par des clauses contractuelles très strictes, notamment au niveau de la confidentialité.

Contrôle de la qualité

Un conseiller est toujours disponible pour résoudre les problèmes concernant la qualité du service. Nous visitons nos clients sur une base régulière, afin d'évaluer notre rendement et faire en sorte que nos normes élevées de qualité de service soient continuellement améliorées.